Pokud máte pocit, že vy nebo vaši zaměstnanci trávíte hodně času opakujícími se úkoly a procesy, které by šly automatizovat, mohu vám nabídnout několik nápadů, jak postupovat:
- Identifikujte neefektivní procesy: Zjistěte, které konkrétní kroky, úkoly nebo procesy ve vaší organizaci vyžadují příliš mnoho času, stále se opakují, jdou jednoznačně popsat, nebo jsou náchylné k rutinním chybám. Udělejte procesní analýzu, která identifikuje ve vašich procesech místa, kterým by optimalizace a automatizace mohly přinést největší užitek.
- Automatizujte postupně: Určete, které procesy nebo úkoly by měly být automatizovány jako první. Zaměřte se na ty, které zabírají nejvíce času nebo mají největší vliv na produktivitu zaměstnanců. Ideálně využijte Paretovo pravidlo (zjednodušeně řečeno 20% nejvíce opakujících se činností má největší vliv na zbylých 80% činností).
- Aplikujte výsledky procesní analýzy: Vyberte pro vás nejvhodnější postup implementace výsledků analýzy. Ať vlastními silami, existujícím softwarem nebo vývojem úprav nebo nového softwaru na míru.
- Komunikujte, prezentujte a školte zaměstnance: Je velmi důležité, aby zaměstnanci byli se změnami seznámeni a měli také možnost se k nim konstruktivně vyjádřit z hlediska zkušeností z každodenního specifického fungování vaší společnosti. Tyto zkušenosti většinou nejsou vidět v datech, číslech nebo popsaných procesech, mohou ovšem být natolik zásadní, že by bez nich vaše společnost nefungovala.
- Monitorujte a optimalizujte: Po implementaci sledujte výkonnost a účinnost nového software pro automatizaci. Identifikujte případné problémy, další vylepšení a průběžně je aplikujte, abyste dosáhli maximálního potenciálu a efektivity vaší společnosti.
Pamatujte, že optimalizace a automatizace není jednorázový proces, ale kontinuální snaha o zlepšení produktivity a účinnosti. V COexu máme s optimalizací firemních procesů pomocí různých drobných softwarových vylepšení až po tvorbu nových aplikací na míru vycházejících z procesní analýzy velké zkušenosti. Podívejte se, jak jsme třeba zpracovali procesní analýzu a vyvinuli nový systém pro advokátní kancelář, který znamenal úsporu 40% vynaloženého času na pracovní úkony. Rádi vám poradíme nebo vyvineme software, který pomůže zvýšit efektivitu i vaší společnosti.
