Quanda & Helios Integrace marketingového nástroje Quanda s ERP HELIOS

Pokud má firma tisíce zákazníků, nemohou obchodníci komunikovat s každým z nich tak často, jak by chtěli. Potřebují nástroj, který jim usnadní práci. A tím je Quanda, námi vyvinutá SaaS aplikace na chytrý e-mailing, dotazníky, správu a sběr kontaktů. Propojili jsme Quandu s ERP HELIOS a vytvořili nástroj pro automatizace, který jejich uživatelům pomáhá zvýšit obrat a zlepšuje vztahy se zákazníky.

AutomatizaceE-mailing apiIntegraceKonektor
Přehled automatizací v marketingovém nástroji Quanda
Přehled automatizací v marketingovém nástroji Quanda

Správný e-mail ve správný čas zvýší prodeje a vylepší vztahy se zákazníky

Společnost Quanda nás oslovila s nápadem na vylepšení stejnojmenného marketingového SaaS nástroje. Její konzultanti chtěli vyjít vstříc firmám, kterým by chytře automatizovaná rozesílka e-mailů založená na datech z informačního systému umožnila upselling nebo cross-selling.

Představte si, že váš zákazník objedná novou tiskárnu, ale zapomene na toner. Ještě před odesláním zboží mu však přijde automatický e-mail, který mu nákup toneru doporučí a vysvětlí důvod.

Přesně takovou vychytávku si v Quandě přáli. Cílem by kromě vyšších prodejů byly i skvělé vztahy se zákazníky. Nápad by měl pomoct firmám, které:

  • mají stovky až desítky tisíc zákazníků,
  • nabízejí velké množství produktů v různých kategoriích,
  • jejich obchodníci nebo marketéři pracují s ERP HELIOS,
  • a firma prodává přes e-shop, kamenné prodejny nebo síť obchodních zástupců.
Do nástroje Quanda jsou pravidelně importována aktuální data o prodejích z e-shopu, kamenných prodejen i od obchodních zástupců.
Do nástroje Quanda jsou pravidelně importována aktuální data o prodejích z různých zdrojů.

O firmě Quanda

Česká firma, která od roku 2012 vyvíjí a poskytuje marketingový software pro podporu prodeje a automatizaci zákaznické péče. Aplikace Quanda zahrnuje nástroje pro e-mailing, dotazníky, formuláře a automatizace, které mezi sebou unikátním způsobem propojuje. Quandu dnes využívá několik set firem v 19 zemích světa, zaměřených zejména na B2B. O aplikaci Quanda si více přečtěte v samostatné case study.

logo Quanda
10
let zkušeností
17
jazyků
19
zemí

Quanda vymyslela chytré podmínky, my přišli s technickým řešením a vyvinuli konektor

Principem nového rozšíření Quandy jsou tzv. logické věty (automatizace) a datový konektor s ERP HELIOS. Zjednodušeně řečeno to znamená, že je marketingový nástroj propojený s daty, která do HELIOSu zadávají buď manuálně zaměstnanci, nebo se propisují z e-shopu.

V Quandě jsou definované různé spouštěče automatizací (triggery) jako třeba první nákup nebo dokončená montáž zařízení u zákazníka – vždy záleží na oboru podnikání nebo obchodním procesu koncového uživatele Quandy. Algoritmy neustále kontrolují data v HELIOSu, a pokud zjistí, že došlo ke splnění podmínky, odešlou zákazníkovi připravený e-mail. V něm firma nabídne například:

  • doplňkové zboží,
  • odbornou instalaci zařízení,
  • pravidelnou revizi,
  • návod, jak se o zboží správně starat,
  • nebo cokoliv dalšího, co by klient mohl v danou chvíli ocenit.

Nutnost čistých dat

Data bez duplicit, ve správném formátu a struktuře jsou předpokladem jakékoli integrace. Pokud máte v systému například tři osoby se stejným e-mailem, nebude e-mailová automatizace fungovat tak dobře, jak by mohla.

Příklad automatizace v Quandě

V e-shopu se vytvoří objednávka a informace se propíše do HELIOSu (případně
          objednávku zadá obchodník ručně po osobní schůzce).

Zákazník objedná zboží

V e-shopu se vytvoří objednávka a informace se propíše do HELIOSu (případně objednávku zadá obchodník ručně po osobní schůzce, nebo po prodeji v kamenné prodejně).

Quanda prohledá Helios

K prohledávání HELIOSu dochází automaticky podle nastavení jednou za hodinu, den nebo za týden. Systém analyzuje parametry dané objednávky, zakoupeného zboží nebo služby, místo doručení a kontaktní osobu.

Kontrola podmínek automatizace

Podle nastavení automatizace Quanda např. zjišťuje, jestli v konkrétní objednávce nechybí další produkt (např. příslušenství), jestli zákazník už někdy nakoupil, odkud pochází (země, kraj, PSČ) nebo jestli se v minulosti neodhlásil z odběru e-mailů.

Zákazník dostane e-mail

Když jsou podmínky splněné, Quanda odešle připravený e-mail (například s nabídkou toneru k nové tiskárně) a zároveň zařadí daný kontakt do krátkého e-mailového seriálu jak správně pečovat o daný typ tiskárny a tím prodloužit její životnost.

Uživatel nepotřebuje k zadání automatizace programátora

Při vytváření uživatelského prostředí pro nás bylo podstatné, aby se jej uživatel (obchodník nebo marketér) nemusel učit ovládat. Rozšíření se tedy ovládá stejně, jako když uživatel pracuje s ostatními funkcemi Quandy.

Nejprve si uživatel z nabídky vybere jeden z připravených typů automatizací. Poté definuje konkrétní parametry pro zaslání e-mailu:

  • co musí být splněno, aby e-mail odešel,
  • jakých výrobků se to týká,
  • jakému typu zákazníka se e-mail odešle,
  • jak často může konkrétní zákazník dostat tento typ e-mailu atd.

Podmínky se mohou skládat i z několika proměnných a mohou být systémově komplikované – ale uživatel tyto procesy na pozadí vůbec nevidí. Nastavení automatizace uloží, připraví text e-mailu a o zbytek se starají algoritmy.

Dialog pro vytvoření nové automatizace.
Automatizace jsou rozděleny podle události, která je spustí (tzv. trigger).

Časová osa spolupráce

Na konektoru s HELIOSem pracujeme více jak pět let a posouváme ho podle nových potřeb Quandy.

2016

Říjen

První schůzka nad integrací HELIOSu a Quandy

2017

Leden

Technická analýza a následný vývoj MVP

2017

Březen

Dokončení MVP konektoru (konektor a jedna automatizace)

2017

Duben

Start vývoje finální verze konektoru a modulu automatizací v Quandě

2017

Listopad

Testovací fáze a produkční spuštění integrace Quandy a HELIOSu

2017+

Dodnes

Údržba a updates přinášející různá vylepšení (oslovení, GDPR, zápisy do CRM aktivit ...)

Technologie, na kterých jsme konektor postavili

  • Nástroj je psaný v programovacím jazyce Python,
  • s využitím osvědčeného webového frameworku Django,
  • ODBC slouží k napojení Quandy přímo do databáze ERP HELIOS
  • SQLAlchemy využíváme k mapování/párování jednotlivých atributů mezi oběma databázemi.

Více o tom, jaké nástroje a technologie v COexu používáme, se dozvíte na stránce o webových technologiích.

python Django SQL Alchemy ODBC

Chytrá ochrana před spamováním a optimalizace zátěže HELIOSu

Automatizační modul Quandy dokáže zabránit odesílání irelevantních e-mailů nebo příliš častému spamování zákazníků. Uživatel má k dispozici kontrolní systém, který před samotným odesláním prověří, jestli se e-mail má skutečně odeslat.

Kontrolní systém umožní uživateli například:

  • aby stejný zákazník na základě automatizace nedostal produktový e-mail stejné kategorie výrobku častěji než jednou týdně,
  • aby Quanda neposílala jakýkoli e-mail pomocí automatizace častěji než jednou za 12, 24, 48 hodin nebo jiný interval,
  • aby zákazník neobdržel dotazník spokojenosti 3. den po nákupu na základě vystavené výdejky, pokud objednávka byla den po vyskladnění stornována.

Poradili jsme si také s integrací HELIOSu, který neběží v cloudu, ale přímo ve firemní síti (on-premises). Vyřešili jsme to efektivně, aby propojení s Quandou nezpomalovalo práci ostatních uživatelů informačního systému – dotazy nesměřují na produkční databázi Heliosu, ale na replikovanou databázi, která se aktualizuje téměř v reálném čase.

Diagram infrastruktury Quanda+HELIOS
Diagram infrastruktury Quanda+HELIOS

Hlavní přínosy celého řešení

  • Náš klient Quanda vylepšil své SaaS řešení, které obchodníkům šetří spoustu času – algoritmy automaticky vyhodnotí data a odešlou stovky tisíc e-mailů.
  • O zákazníky, kteří nakupují u uživatelů Quandy, je skvěle postaráno, protože jim přichází pouze relevantní nabídky, návody nebo doporučení.
  • Quanda čerpá data přímo z Heliosu. Propisují se tam informace z e-shopu i manuálně zadané objednávky třeba od obchodníků nebo z prodejen.
  • Novou automatizaci dokáže uživatel nastavit sám bez asistence programátorů či analytiků.
  • Chytrý kontrolní systém brání rozesílání irelevantních e-mailů.

Od začátku bylo jasné, že nepůjde o malý projekt. Postupnou analýzou jednotlivých částí jsme se dostávali k finální podobě zadání a následné realizaci. Velmi oceňuji komunikaci v rámci analýzy a formování finálního zadání. Hodiny diskusí, vymýšlení a hledání optimálního řešení. To vše zformovalo projekt do podoby, ve které úspěšně běží už 4. rokem. Také bych chtěl vyzdvihnout ochotu, rychlost a kompetentnost, se kterou probíhá maintenance celého projektu včetně správy a aktualizace serverů.

Jan Spáčil, CEO Quanda
Jan Spáčil,
CEO Quanda

Máte zájem o nezávaznou konzultaci, nebo se chcete jen na něco zeptat?