Servisní a revizní systém Melvis Informační systém na míru, který usnadňuje servis a kontroly zdravotnických přístrojů

Vyvinuli jsme informační systém pro společnost MR Diagnostic, která dodává lékařské přístroje a zajišťuje jejich servis a bezpečnostní technické kontroly (BTK). Díky IS Melvis má firma vždy přehled o termínech revizí a servisní technici snadnější práci v terénu. MR Diagnostic si navíc může vybrané funkcionality upravovat i bez znalosti programování.

Informační systémRevize, servis, kontroly, kalibraceIntegrace s is pohodaHlídání termínů revizí
Informační systém na míru pomáhá technikům udržet přehled v servisu a BTK lékařských přístrojů.

Starají se o tisíce přístrojů a chtěli usnadnit práci servisním technikům i zákazníkům

Zdravotnictví je silně regulované odvětví a platí to i pro servis, revize nebo pravidelné kontroly lékařských přístrojů. Aby je mohli lékaři používat, musí přístroj pravidelně kontrolovat specialista. Četnost revizí, průběh kontroly i obsah výstupního protokolu definuje legislativa a výrobci přístrojů.

Databázi zařízení, termíny revizí, adresy, kontakty a další agendu měli servisní technici MR Diagnostic ve starém informačním systému, naráželi však na několik problémů: konektor třeba na ERP Oracle Netsuite.

  • dodavatel dosavadního IS už neaktualizoval jeho funkce,
  • potřebovali doplnit nové funkce, které by jim usnadnili při práci,
  • často museli své procesy podřizovat možnostem systému.

Protože na trhu neexistovalo dostupné „krabicové“ řešení určené přímo pro obor zdravotnictví, rozhodl se MR Diagnostic pro nový informační systém na míru.

Za provedení BTK zodpovídá nemocnice

V praxi ale každé zdravotnické zařízení provozuje tisíce přístrojů, které jim dodávají desítky různých dodavatelů. Proto se dodavatelé obvykle s blížícím se termínem kontroly sami připomínají.

O firmě MR Diagnostic

Dodavatel ergometrů, plicních ventilátorů, antivirových filtrů, mobilních vážicích křesel a dalších špičkových přístrojů do zdravotnictví (primárně z Německa, Švýcarska a Švédska). Zajišťuje také autorizovaný servis zařízení v Česku a na Slovensku i tzv. bezpečnostní technické kontroly (BTK) – jde o výrobcem předepsané periodické kontroly, bez kterých se přístroje nesmí používat.

Přehled o přístrojích, zákaznících a všech kontrolách si MR Diagnostic udržuje s pomocí IS Melvis. Servisní technici do něj zapisují zjištěné údaje a vytvářejí protokoly.

Mr. Diagnostic
22
let na trhu
5+
počet servisních techniků
Díky modulu Kontakty mají servisní technici po ruce e-mail nebo telefonní číslo na specialistu, se kterým péči o daná přístroj řeší.
Díky modulu Kontakty mají servisní technici po ruce e-mail nebo telefonní číslo na specialistu, se kterým péči o daná přístroj řeší.

Sestavili jsme tým a společně vytvořili detailní zadání

Klient nám nastínil svou představu. Laicky řečeno potřeboval servisní informační systém, který mu zajistí dokonalý přehled o umístění přístrojů a historii kontrol, bude sám hlídat a připomínat termíny další revizních kontrol, spravovat kontakty na zdravotnická zařízení i výrobce, půjde propojit s účetním systémem Pohoda kvůli importu organizací i kontaktů a vygeneruje servisní a BTK protokoly.

V úvodní analytické fázi nám specialisté MR Diagnostic představili legislativní požadavky. Společně jsme si ujasnili, že informační systém má umožnit vytváření servisních protokolů přímo v terénu a dali dohromady strukturu systému:

  • modul přístroje (obsahuje různé typy kontrol – BTK, kalibrace, servis),
  • modul certifikáty,
  • modul kontakty,
  • modul instituce,
  • modul výrobce,
  • dashboard pro přehled o termínech blížících se kontrol.

Počítali jsme s tím, že systém bude mít několik uživatelských úrovní, aby lidé na různých pozicích (servisní technik, manažer, obchodník, administrátor) viděli pouze to, co potřebují – např. aby konkrétní technik viděl termíny kontrol jen u svých zákazníků a přístrojů nebo aby manažer získal rychlý přehled o rozložení práce v týmu.

Pokud to jen trochu jde, zapojujeme do projektů lidi, kteří mají blízko k danému oboru. V tomto případě dělal projektového manažera kolega, který vystudoval biomedicínské inženýrství. A fungovalo to skvěle.

František Salava,
CEO COex

Časová osa spolupráce

Začali jsme pečlivou technickou analýzou s wireframy. Po jejich odsouhlasení jsme se pustili do programování. Informační systém jsme pak s klientem otestovali a nasadili online.

2016

Srpen

První schůzka

2016

Říjen

Zahájení analýzy a ladění wireframes

2017

Leden

Tvorba grafiky a zahájení vývoje

2017

Duben

Beta verze a zahájení testování

2017

Květen

Spuštění servisního IS v produkčním prostředí

Python, Angular a další technologie

Backend informačního systému na míru jsme naprogramovali v Pythonu (webový framework Django), na frontend jsme použili javascriptový framework Angular od Googlu a RESTful API.

Generování servisních protokolů do Excelových šablon funguje díky LibreOffice.
Konektor s účetním systémem Pohoda je realizovaný pomoc XML.

Více o tom, jaké nástroje a technologie v COexu používáme, se dozvíte na stránce o webových technologiích.

Python django Angular RESTful API Libre Office

Šikovná vychytávka: rychlé generování a snadné úpravy šablon protokolů

Servisní protokol má 5 stran a technik musí v systému vyplnit spoustu údajů. Proto jsme IS Melvis navrhli tak, aby automaticky doplnil informace, které už zná (např. číslo přístroje, výrobce, název, přístroje, kontakty), a urychlil servisním technikům vytváření protokolu.

Když technik přístroj prohlédne a zanese do systému všechny naměřené údaje, jedním kliknutím vygeneruje závěrečnou zprávu v Excelu. Může ji ještě editovat podle specifických potřeb projektu, pak ji uloží do archivu v IS Melvis, vytiskne a předá k podpisu odpovědné osobě.

Při generování servisních protokolů využíváme excelovských šablon, které lze v Melvisu upravovat. Když se tedy změní pravidla pro obsah protokolu, nepotřebují lidé z MR Diagnostic na úpravu této funkcionality programátora.

Výsledky projektu: systém na míru zajistil pořádek v termínech revizí a šetří čas servisním technikům

Melvis zajišťuje úplnou evidenci lékařských přístrojů, které MR Diagnostic spravuje ve zdravotnických zařízeních v Česku a na Slovensku. Umožňuje plánování servisu a pravidelných kontrol, usnadňuje práci v terénu i generování servisních protokolů – přesně podle požadavků přísných předpisů.

Informační systém je postavený jako webová aplikace v cloudu, uživatel se k němu dostane přes internet odkudkoliv. Z notebooku, tabletu i mobilu. Díky integraci s účetním systémem Pohoda není nutné manuálně přepisovat velkou část údajů.

Revizní a servisní informační systém podobného typu najde uplatnění v jakékoliv firmě, která provádí pravidelný servis výtahů, hasicích přístrojů, tlakových nádob, aut nebo třeba průmyslových strojů.

10 000+ aplikace zvládne přístrojů
20% úspora času servisních techniků

Spolupráci jsme zahájili analytickými workshopy, na kterých jsme diskutovali požadavky na systém a reálné případy z praxe servisních techniků, co je nejvíce trápí, aby výsledný informační systém opravdu zpřehlednil práci všem uživatelům, hlídal termíny kontrol a uchovával historii přístrojů a jejich kontrol. Vývoj byl dokončen dle harmonogramu za 4 měsíce a naplnil všechny požadavky managementu i servisních techniků.

TODO
Josef Vavřina,
Project Manager

Máte zájem o nezávaznou konzultaci, nebo se chcete jen na něco zeptat?