Quanda & Helios Integrace marketingového nástroje Quanda s ERP HELIOS

Pokud má firma tisíce zákazníků, nemohou obchodníci komunikovat s každým z nich tak často, jak by chtěli. Potřebují nástroj, který jim usnadní práci. A tím je Quanda, námi vyvinutá SaaS aplikace na chytrý e-mailing, dotazníky, správu a sběr kontaktů. Propojili jsme Quandu s ERP HELIOS a vytvořili nástroj pro automatizace, který jejich uživatelům pomáhá zvýšit obrat a zlepšuje vztahy se zákazníky.

AutomatizaceE-mailing apiIntegraceKonektor

Přehled automatizací v marketingovém nástroji Quanda

Správný e-mail ve správný čas zvýší prodeje a vylepší vztahy se zákazníky

Společnost Quanda nás oslovila s nápadem na vylepšení stejnojmenného marketingového SaaS nástroje. Její konzultanti chtěli vyjít vstříc firmám, kterým by chytře automatizovaná rozesílka e-mailů založená na datech z informačního systému umožnila upselling nebo cross-selling.

Představte si, že váš zákazník objedná novou tiskárnu, ale zapomene na toner. Ještě před odesláním zboží mu však přijde automatický e-mail, který mu nákup toneru doporučí a vysvětlí důvod.

Přesně takovou vychytávku si v Quandě přáli. Cílem by kromě vyšších prodejů byly i skvělé vztahy se zákazníky. Nápad by měl pomoct firmám, které:

mají stovky až desítky tisíc zákazníků,
nabízejí velké množství produktů v různých kategoriích,
jejich obchodníci nebo marketéři pracují s ERP HELIOS,
a firma prodává přes e-shop, kamenné prodejny nebo síť obchodních zástupců.

Do nástroje Quanda jsou pravidelně importována aktuální data o prodejích z e-shopu, kamenných prodejen i od obchodních zástupců. — Do nástroje Quanda jsou pravidelně importována aktuální data o prodejích z různých zdrojů.

O firmě Quanda

Česká firma, která od roku 2012 vyvíjí a poskytuje marketingový software pro podporu prodeje a automatizaci zákaznické péče. Aplikace Quanda zahrnuje nástroje pro e-mailing, dotazníky, formuláře a automatizace, které mezi sebou unikátním způsobem propojuje. Quandu dnes využívá několik set firem v 19 zemích světa, zaměřených zejména na B2B. O aplikaci Quanda si více přečtěte v samostatné case study.

let zkušeností

jazyků

zemí

Quanda vymyslela chytré podmínky, my přišli s technickým řešením a vyvinuli konektor

Principem nového rozšíření Quandy jsou tzv. logické věty (automatizace) a datový konektor s ERP HELIOS. Zjednodušeně řečeno to znamená, že je marketingový nástroj propojený s daty, která do HELIOSu zadávají buď manuálně zaměstnanci, nebo se propisují z e-shopu.

V Quandě jsou definované různé spouštěče automatizací (triggery) jako třeba první nákup nebo dokončená montáž zařízení u zákazníka – vždy záleží na oboru podnikání nebo obchodním procesu koncového uživatele Quandy. Algoritmy neustále kontrolují data v HELIOSu, a pokud zjistí, že došlo ke splnění podmínky, odešlou zákazníkovi připravený e-mail. V něm firma nabídne například:

doplňkové zboží,
odbornou instalaci zařízení,
pravidelnou revizi,
návod, jak se o zboží správně starat,
nebo cokoliv dalšího, co by klient mohl v danou chvíli ocenit.

Nutnost čistých dat

Data bez duplicit, ve správném formátu a struktuře jsou předpokladem jakékoli integrace. Pokud máte v systému například tři osoby se stejným e-mailem, nebude e-mailová automatizace fungovat tak dobře, jak by mohla.

Příklad automatizace v Quandě

Zákazník objedná zboží

V e-shopu se vytvoří objednávka a informace se propíše do HELIOSu (případně objednávku zadá obchodník ručně po osobní schůzce, nebo po prodeji v kamenné prodejně).

Quanda prohledá Helios

K prohledávání HELIOSu dochází automaticky podle nastavení jednou za hodinu, den nebo za týden. Systém analyzuje parametry dané objednávky, zakoupeného zboží nebo služby, místo doručení a kontaktní osobu.

Kontrola podmínek automatizace

Podle nastavení automatizace Quanda např. zjišťuje, jestli v konkrétní objednávce nechybí další produkt (např. příslušenství), jestli zákazník už někdy nakoupil, odkud pochází (země, kraj, PSČ) nebo jestli se v minulosti neodhlásil z odběru e-mailů.

Zákazník dostane e-mail

Když jsou podmínky splněné, Quanda odešle připravený e-mail (například s nabídkou toneru k nové tiskárně) a zároveň zařadí daný kontakt do krátkého e-mailového seriálu jak správně pečovat o daný typ tiskárny a tím prodloužit její životnost.

Uživatel nepotřebuje k zadání automatizace programátora

Při vytváření uživatelského prostředí pro nás bylo podstatné, aby se jej uživatel (obchodník nebo marketér) nemusel učit ovládat. Rozšíření se tedy ovládá stejně, jako když uživatel pracuje s ostatními funkcemi Quandy.

Nejprve si uživatel z nabídky vybere jeden z připravených typů automatizací. Poté definuje konkrétní parametry pro zaslání e-mailu:

co musí být splněno, aby e-mail odešel,
jakých výrobků se to týká,
jakému typu zákazníka se e-mail odešle,
jak často může konkrétní zákazník dostat tento typ e-mailu atd.

Podmínky se mohou skládat i z několika proměnných a mohou být systémově komplikované – ale uživatel tyto procesy na pozadí vůbec nevidí. Nastavení automatizace uloží, připraví text e-mailu a o zbytek se starají algoritmy.

Dialog pro vytvoření nové automatizace.
Automatizace jsou rozděleny podle události, která je spustí (tzv. trigger).

Časová osa spolupráce

Na konektoru s HELIOSem pracujeme více jak pět let a posouváme ho podle nových potřeb Quandy.

2016

Říjen

První schůzka nad integrací HELIOSu a Quandy

2017

Leden

Technická analýza a následný vývoj MVP

2017

Březen

Dokončení MVP konektoru (konektor a jedna automatizace)

2017

Duben

Start vývoje finální verze konektoru a modulu automatizací v Quandě

2017

Listopad

Testovací fáze a produkční spuštění integrace Quandy a HELIOSu

2017+

Dodnes

Údržba a updates přinášející různá vylepšení (oslovení, GDPR, zápisy do CRM aktivit ...)

Technologie, na kterých jsme konektor postavili

Nástroj je psaný v programovacím jazyce Python,
s využitím osvědčeného webového frameworku Django,
ODBC slouží k napojení Quandy přímo do databáze ERP HELIOS
a SQLAlchemy využíváme k mapování/párování jednotlivých atributů mezi oběma databázemi.

Více o tom, jaké nástroje a technologie v COexu používáme, se dozvíte na stránce o webových technologiích.

Chytrá ochrana před spamováním a optimalizace zátěže HELIOSu

Automatizační modul Quandy dokáže zabránit odesílání irelevantních e-mailů nebo příliš častému spamování zákazníků. Uživatel má k dispozici kontrolní systém, který před samotným odesláním prověří, jestli se e-mail má skutečně odeslat.

Kontrolní systém umožní uživateli například:

aby stejný zákazník na základě automatizace nedostal produktový e-mail stejné kategorie výrobku častěji než jednou týdně,
aby Quanda neposílala jakýkoli e-mail pomocí automatizace častěji než jednou za 12, 24, 48 hodin nebo jiný interval,
aby zákazník neobdržel dotazník spokojenosti 3. den po nákupu na základě vystavené výdejky, pokud objednávka byla den po vyskladnění stornována.

Poradili jsme si také s integrací HELIOSu, který neběží v cloudu, ale přímo ve firemní síti (on-premises). Vyřešili jsme to efektivně, aby propojení s Quandou nezpomalovalo práci ostatních uživatelů informačního systému – dotazy nesměřují na produkční databázi Heliosu, ale na replikovanou databázi, která se aktualizuje téměř v reálném čase.

Hlavní přínosy celého řešení

Náš klient Quanda vylepšil své SaaS řešení, které obchodníkům šetří spoustu času – algoritmy automaticky vyhodnotí data a odešlou stovky tisíc e-mailů.
O zákazníky, kteří nakupují u uživatelů Quandy, je skvěle postaráno, protože jim přichází pouze relevantní nabídky, návody nebo doporučení.

Quanda čerpá data přímo z Heliosu. Propisují se tam informace z e-shopu i manuálně zadané objednávky třeba od obchodníků nebo z prodejen.
Novou automatizaci dokáže uživatel nastavit sám bez asistence programátorů či analytiků.
Chytrý kontrolní systém brání rozesílání irelevantních e-mailů.